Skip to content
Home » Processor’s Agreement

Processor’s Agreement

Translators portal

Verwerkersovereenkomst


Verwerkersovereenkomst Tekom International

Tekom International gevestigd en kantoorhoudende te Hoofddorp en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 34073925, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur, Ingeborg Verduijn.

verwerkersverantwoordelijke, hierna te noemen: “Tekom

, gevestigd aan de te .

verwerker, hierna te noemen “Vertaler”.

Gezamenlijk zullen Tekom en Vertaler aangeduid worden als: “Partijen” en afzonderlijk als “Partij”.

 

Overwegende dat

1. Tekom en Vertaler voor het uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van vertalingen in de ruimste zin des woords een Raamovereenkomst (hierna: de Hoofdovereenkomst) hebben gesloten;

2. De Vertaler in dat kader diensten verricht ten behoeve van Tekom, zoals beschreven in deze Hoofdovereenkomst.

3. Deze diensten met zich meebrengen dat persoonsgegevens worden verwerkt, waarvoor Tekom verantwoordelijk is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG);

4. De Vertaler de betreffende gegevens louter in opdracht van Tekom verwerkt en niet voor eigen doeleinden. De Vertaler is in dat kader aan te merken als verwerker in de zin van de AVG;

5. De AVG aan Tekom de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Vertaler passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treft tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking van betreffende persoonsgegevens;

6. De AVG daarnaast aan Tekom de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;

7. Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de AVG, hun wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening wensen vast te leggen schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 1 Algemeen

1.1 Deze Verwerkersovereenkomst geldt in aanvulling op de Hoofdovereenkomst en zal als addendum bij deze Hoofdovereenkomst worden gevoegd.

1.2 De bepalingen in deze Verwerkersovereenkomst betreffen uitsluitend de afspraken tussen partijen die gelden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en de gevolgen daarvan.

1.3 Bij verschillen tussen de Hoofdovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, gaan de bepalingen in de ze Verwerkersovereenkomst vóór indien het een onderwerp betreft inzake de verwerking van persoonsgegevens.

1.4 De begrippen in deze Verwerkersovereenkomst zullen de betekenis hebben, welke de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) en de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) hieraan toekent;

Artikel 2 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst

2.1 De Vertaler verbindt zich om ter beschikking gestelde Persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken in het kader van de werkzaamheden voortkomend uit de Hoofdovereenkomst. De AVG legt de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht op om ervoor zorg te dragen dat de Vertaler voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

2.2 Een overzicht van de categorieën Persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt en de bewaartermijnen die gelden voor de Persoonsgegevens die ten behoeve van de Tekom worden verwerkt, zijn opgenomen in bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 3 Naleving wet en regelgeving

3.1 Tekom draagt in het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst de verwerking van (Persoons)gegevens conform de relevante wetgeving over aan de Vertaler.

3.2 De Vertaler verwerkt de Persoonsgegevens ten behoeve van Tekom in overeenstemming met diens instructies. Vertaler stelt Tekom onmiddellijk op de hoogte indien naar zijn oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens.

3.3. De Vertaler heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde Persoonsgegevens. De Vertaler neemt geen beslissingen over ontvangst en gebruik van deze gegevens, de verstrekking aan Derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder deze Verwerkersovereenkomst komt nimmer bij de Vertaler te berusten.

3.4 De Vertaler zal bij de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de in de Hoofdovereenkomst genoemde werkzaamheden, handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van Persoonsgegevens. De Vertaler verwerkt Persoonsgegevens slechts in expliciete opdracht van Tekom en zal alle redelijke instructies van de aangewezen contactpersonen opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. Verwerker is gehouden om, met inachtneming van hetgeen in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, naar eigen inzicht de middelen aan te wenden die hij noodzakelijk acht om die doeleinden na te streven.

3.5 In geen geval zal de Vertaler Persoonsgegevens verwerken voor eigen doeleinden.

3.6 De Vertaler zal te allen tijde op eerste verzoek van Tekom onmiddellijk alle van Tekom afkomstige Persoonsgegevens en met recht voor haar bestemde Persoonsgegevens met betrekking tot deze Verwerkersovereenkomst ter hand stellen.

3.7 De Vertaler zal alle van Tekom afkomstige Persoonsgegevens met betrekking tot deze Verwerkersovereenkomst op een nader te bepalen wijze vernietigen op het moment van beëindigen van deze Verwerkersovereenkomst, dan wel op ieder eerder moment waarop  Tekom zulks uitdrukkelijk en schriftelijk verzoekt.

3.8 De Vertaler zal zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Tekom om (i) na goedkeuring van en in opdracht van Tekom, betrokkenen toegang te laten krijgen tot de hun betreffende Persoonsgegevens, (ii) Persoonsgegevens te verwijderen of te corrigeren, (iii) aan te tonen dat Persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn (of, ingeval Tekom het er niet mee eens is dat Persoonsgegevens incorrect zijn, het feit vast te leggen dat de betrokkene zijn persoonsgegevens als incorrect beschouwt) en (iv) Tekom anderszins in de gelegenheid te stellen om aan zijn verplichtingen onder de AVG of andere toepasselijke wetgeving op het gebied van verwerking van Persoonsgegevens te voldoen.

3.9 De Vertaler stelt Tekom te allen tijde in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkene, zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.

3.10 De Vertaler staat ervoor in dat verwerking van de Persoonsgegevens plaatsvindt binnen de Europese Economische Ruimte.

3.11 De Vertaler zal de Persoonsgegevens afkomstig van of betreffende Tekom, strikt gescheiden opslaan en verwerken van persoonsgegevens die hij voor zichzelf of namens derde partijen verwerkt.

Artikel 4 Geheimhoudingsplicht

4.1 Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van de Vertaler, evenals de Vertaler zelf, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de Persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij, of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht of zijn taak daartoe noodzaakt.

4.2 Vertaler draagt ervoor zorg dat een ieder die onder zijn gezag handelt, of onder zijn verantwoordelijkheid werkzaamheden verricht met betrekking tot de Persoonsgegeven, verplicht is tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan hij/zij kennis neemt.

4.3 Indien de Vertaler op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal de Vertaler de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal de Vertaler Tekom onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren, tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

 

Artikel 5 Beveiligingsmaatregelen en audits

5.1 De uitwisseling van Persoonsgegevens tussen partijen vindt op een veilige manier plaats.

5.2 De Vertaler neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens, welke worden verwerkt ten dienste van Tekom te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of tegen enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig of ongeoorloofd gebruik. Deze maatregelen omvatten in ieder geval: het up-to-date houden van het OS en antivirussoftware en het beveiligen van de computer met een wachtwoord.

5.3 De Vertaler onderwerpt periodiek zijn activiteiten met betrekking tot informatieveiligheid en privacybeleid aan een (externe) audit.

(a) maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn uiteengezet in bijlage 1;

(b) maatregelen waarbij de Vertaler zijn medewerkers, onderaannemers of ingeschakelde derden, uitsluitend toegang geeft tot Persoonsgegevens via op naam gestelde accounts, waarbij het gebruik van die accounts adequaat gelogd wordt en waarbij de betreffende accounts alleen toegang geven tot die Persoonsgegevens waartoe de toegang voor de betreffende persoon noodzakelijk is;

(c) maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag verwerking, toegang of openbaarmaking;

(d) maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan Tekom;

(e) maatregelen om de tijdige beschikbaarheid van de gevens te garanderen, een en ander zoals nader uitgewerkt in bijlage 2.

5.4 Tekom  is te allen tijde gerechtigd de verwerking van Persoonsgegevens te controleren. De Vertaler is verplicht Tekom of controlerende instantie in opdracht van Tekom toe te laten en verplicht medewerking te verlenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. De kosten voor een dergelijke audit komen voor rekening van Tekom, tenzij uit de audit aantoonbaar voortvloeit dat Vertaler wezenlijk tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst.

5.5 Tekom zal de audit slechts (laten) uitvoeren na een voorafgaande schriftelijke melding aan de Vertaler, en niet meer dan één keer per jaar.

5.6 De Vertaler verbindt zich om binnen een door Tekom te bepalen termijn Tekom, of de ingeschakelde derde, te voorzien van de verlangde informatie. Hierdoor kan Tekom, of de door Tekom ingeschakelde derde, zich een oordeel vormen over de naleving door de Vertaler van deze Verwerkersovereenkomst. Tekom, of de door Tekom ingeschakelde derde, is gehouden alle informatie betreffende deze controles vertrouwelijk te behandelen.

5.7 Vertaler staat er voor in, de door Tekom of ingeschakelde derde, aangegeven aanbevelingen ter verbetering binnen de daartoe door Tekom te bepalen termijn uit te voeren.

5.8 De Vertaler rapporteert tweejaarlijks over de opzet, bestaan en werking van het stelsel van maatregelen en procedures, gericht op naleving van deze Verwerkersovereenkomst.

 

Artikel 6 Inschakeling derden

6.1 De Vertaler is slechts gerechtigd de uitvoering van de werkzaamheden waartoe Persoonsgegevens worden verwerkt, geheel of ten dele uit te besteden aan derden na voorafgaande schriftelijke toestemming van Tekom. Tekom kan aan de schriftelijke toestemming voorwaarden verbinden, op het gebied van geheimhouding en ter naleving van de verplichtingen uit deze Verwerkingsovereenkomst. De Vertaler blijft in deze gevallen te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst.

6.2 De Vertaler zal aan de door hem ingeschakelde derde dezelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien. De betreffende afspraken met de derde zullen schriftelijk worden vastgelegd. De Vertaler zal Tekom op verzoek afschrift verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomst(en).

 

Artikel 7 Meldplicht

7.1 Vertaler zal actief monitoren op inbreuken op de beveiligingsmaatregelen en Tekom op regelmatige basis over de resultaten van de monitoring informeren.

7.2 Indien zich een Datalek voordoet dat leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van Persoonsgegevens, zal de Vertaler onverwijld, maar in ieder geval binnen 24 uur, Tekom van dit Datalek in kennis stellen.

7.3 De Vertaler zal zich inspannen om eventuele nadelige gevolgen van het Datalek zoveel mogelijk te beperken.

7.4 Een melding moet altijd worden gedaan aan de Functionaris Gegevensbescherming c.q. de Privacy Officer van Tekom en bij diens afwezigheid aan de directie van Tekom.

7.5 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest alsmede de (vermeende) oorzaak  van het lek, het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg, de (voorgestelde) oplossing alsmede alle zaken, welke de Vertaler redelijkerwijs dient te melden voor een goede opvolging van de Datalek door de Verwerkingsverantwoordelijke bij de Autoriteit Persoonsgegevens als bij de Betrokkenen.

7.6 Indien de Vertaler een klacht of (informatie)verzoek van een natuurlijk persoon ontvangt met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens door de Vertaler, zal de Vertaler Tekom hiervan binnen 1 week na ontvangst schriftelijk op de hoogte stellen en de instructies van de Verantwoordelijke omtrent de afhandeling daarvan na te leven.

7.7 Ingeval van een onderzoek naar of beslaglegging door overheidsfunctionarissen op de Persoonsgegevens of een vermoeden dat dit gaat plaatsvinden, zal de Vertaler Tekom hiervan onmiddellijk, binnen 24 uur, op de hoogte stellen.

7.8 De Vertaler zal Tekom te allen tijde haar medewerking verlenen en zal de instructies van Tekom opvolgen, met als doel Tekom in staat te stellen een deugdelijk onderzoek te verrichten naar een incident, een correcte respons te formuleren en passende vervolgstappen te nemen ten aanzien van het incident.

7.9 Vertaler zal te allen tijde geschreven procedures voorhanden hebben die hem in staat stellen om Tekom van een onmiddellijke reactie over een incident te voorzien, en om effectief samen te werken met Tekom om het incident af te handelen en zal Tekom voorzien van een exemplaar van dergelijke procedures indien Tekom daarom verzoekt.

Artikel 8 Aansprakelijkheid en schade of boetes AP

8.1 Indien de Vertaler tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze Verwerkersovereenkomst kan Tekom hem in gebreke stellen. Vertaler is echter onmiddellijk in gebreke als de nakoming van desbetreffende verplichting anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn, reeds blijvend onmogelijk is. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de Vertaler een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is Vertaler in verzuim.

8.2 Vertaler is aansprakelijk voor alle directe schade of nadeel of boetes vanuit de AP, voortvloeiende uit het niet-nakomen van, of in strijd handelen met de bij of krachtens de AVG gegeven voorschriften en/of het niet-nakomen van, of in strijd handelen met het in deze Verwerkersovereenkomst bepaalde, tot hetgeen bepaald in de Verwerkersovereenkomst met de Vertaler. De Vertaler vrijwaart Tekom van alle aanspraken van de AP, de betrokkene(n) en/of derde tot voldoening van de boetes of vergoeding van deze schade.

8.3 Vertaler is aansprakelijk voor voornoemde schade of nadeel of boetes vanuit de AP voor zover ontstaan door zijn handelen of nalaten tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.

8.4 Vertaler is tevens aansprakelijk voor alle schade of nadeel voortvloeiende uit door zijn handelen of nalaten tijdens de uitvoering van de werkzaamheden ontstane inbreuken op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen (bijv. datalek).

 

Artikel 9 Ingangsdatum, duur, wijziging en beëindiging

9.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment van ondertekening door beide partijen.

9.2 De duur van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de duur van de Hoofdovereenkomst, tenzij partijen anders zijn overeengekomen.

9.3 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven onbeperkt na ontbinding van de Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepaling behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

9.4 Wijziging van deze Verwerkersovereenkomst kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen geaccordeerd voorstel.

9.5 Zodra de samenwerking is beëindigd, vernietigt Vertaler de Persoonsgegevens die hij van of ten behoeve van Tekom heeft ontvangen, in welke vorm dan ook en toont dit aan, tenzij partijen iets anders overeenkomen. Deze vernietiging moet, binnen nader overeen te komen termijn, uitgevoerd worden en hiervan wordt een verslag gemaakt.

9.6 Elk van de partijen is gerechtigd de Verwerkersovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen in geval van overmacht, waaronder mede begrepen een zodanige wijziging van wettelijke regels dat een verdere voortzetting van de Verwerkersovereenkomst niet kan worden verlangd.

9.7 Ieder der partijen is gerechtigd, onverminderd hetgeen daartoe bepaald is in de Hoofdovereenkomst, de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst en de daarmee samenhangende Hoofdovereenkomst op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden,  indien:

(a) de andere partij wordt ontbonden of anderszins ophoudt te bestaan;

(b) de andere partij aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst en die ernstige toerekenbare tekortkoming niet binnen  30 dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling;

(c) een partij in staat van faillissement wordt verklaard of surséance van betaling aanvraagt.

9.8 Beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst kan uitsluitend geschieden op grond van de wet en op grond van hetgeen bepaald in deze Verwerkersovereenkomst.

 

Artikel 10 Toepasselijk recht

10.1 Op deze Verwerkersovereenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.

10.2 Tekom en Vertaler streven ernaar om geschillen, die voortvloeien uit of verband houden met deze Verwerkersovereenkomst, in goed overleg op te lossen.

10.3 Geschillen die niet in der minne kunnen worden opgelost, zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement van Tekom.

 

Aldus overeengekomen en in duplo ondertekend

Vertaler                                                  Tekom       

 

 

Leave this empty:

Signature arrow sign here

Signed by Ingeborg Verduijn
Signed On: March 10, 2022


Signature Certificate
Document name: Verwerkersovereenkomst
lock iconUnique Document ID: 7062e30e8feed1a2a13ffde15927a6e9787241d6
Timestamp Audit
August 9, 2021 3:29 pm CETVerwerkersovereenkomst Uploaded by Ingeborg Verduijn - info@tekom.nl IP 95.155.191.36